最近、仕事で使うPowerPoint資料をChatGPTに作ってもらうことが増えました。
以前は、白紙のスライドを開き、
「この情報をどう整理しよう」
「このページでは何を伝えよう」
「どこに図を置こう」
と考えながら、ほぼゼロから自分で作っていました。
今は、資料の目的や入れたい情報、参考資料などをChatGPTに渡せば、ある程度の形になったPowerPointが出てきます。
もちろん、毎回そのまま使えるわけではありません。
それでも、何もない状態から自分で作ることを考えれば、資料作成のスピードはかなり上がりました。
一方で最近、少し気になることがあります。
自分でPowerPointを作る力が、以前より鈍っている気がするのです。
ChatGPTでPowerPoint資料を作ることが増えた
仕事でChatGPTを使い始めた頃は、文章を整理してもらうことが中心でした。
メールの案文を直してもらう。
長い情報を要約してもらう。
会議の内容から、報告すべきポイントを整理してもらう。
そこから少しずつ使い方が広がり、今ではPowerPoint資料そのものを作ってもらうことも増えています。
「誰に説明する資料なのか」
「何を伝えたいのか」
「何ページくらいにまとめたいのか」
「どのような順番で説明したいのか」
こうした条件を伝え、元になるデータを渡すと、スライドの構成から作ってくれます。
最初の頃と比べれば、僕自身もChatGPTへの頼み方が分かるようになりました。
一度出力された資料を見て、
「ここは結論を先に出してほしい」
「文章が多いので図にしてほしい」
「上司への説明資料なので、もう少し端的にしてほしい」
と修正を依頼することもできます。
完璧ではありませんが、以前よりはかなり使いこなせるようになったと思います。
出力された資料には、やはり違和感もある
ただし、ChatGPTが作った資料を、そのまま提出することはほとんどありません。
一見すると、きれいにまとまっています。
タイトルがあり、要点が整理され、図や表も入っている。
しかし、細かく見ると、どうしても違和感があります。
「この情報を、ここまで大きく見せる必要はないな」
「言いたいことは合っているけれど、この表現では伝わりにくいな」
「このページだけ、前後の話とつながっていないな」
「見た目は整っているけれど、結局何を説明するページなのだろう」
その資料を使って実際に説明するのは、自分です。
相手のことや、社内でこれまで話してきた経緯を知っているのも自分です。
そのため、ChatGPTが資料として整えてくれても、最後には人間側で確認し、直す必要があります。
むしろ、見た目がきれいに仕上がっている分、内容の違和感に気づかず使ってしまう怖さもあります。
生成AIが作った資料を見るときには、
「きれいにできているか」ではなく、「自分が本当に説明したい内容になっているか」
を確認しなければなりません。
久しぶりに自分で作ろうとしたら、うまくいかなかった
今日、あるPowerPoint資料を作っていました。
すべてをChatGPTに任せたわけではなく、何ページかは自分で作ろうと思いました。
もともとの情報を見ながら、文章を入れる。
図形を置く。
情報の大きさに合わせて、配置を調整する。
以前なら普通にやっていた作業です。
しかし、実際にやってみると、なかなかうまくいきませんでした。
情報をどこに置けばよいのか、しっくりこない。
図形を並べても、なんとなく見にくい。
文字の大きさや余白を調整しても、ページ全体がまとまらない。
「もう少し簡単に作れたはずなんだけどな」
と思いながら、何度も配置を変えました。
結局、自分で作りかけた資料と元データをChatGPTに渡し、
「この内容を、もう少し分かりやすい資料にしてください」
と頼みました。
最初からChatGPTに任せるつもりだったわけではありません。
自分で作ろうとしたものの、うまくまとまらず、最後はChatGPTに戻った形です。
そこで、ふと思いました。
昔は、ほとんどの資料を白紙の状態から作っていたのに、今はそれができなくなっているのではないか。
PowerPointも、触らなければ鈍る
PowerPoint資料を作る作業にも、ある種の慣れがあります。
どのくらいの文字量なら、1ページに収まるのか。
タイトルと本文の間を、どのくらい空ければ見やすいのか。
情報を横に並べるのか、縦に並べるのか。
表にするのか、図にするのか。
図形を動かしながら、
「これだと少し窮屈だな」
「この余白が気になるな」
と感覚的に調整していきます。
こうした感覚は、資料を作り続ける中で身についたものだと思います。
スポーツほど大げさなものではありませんが、PowerPointも手を動かさなければ、少しずつ感覚が鈍るのかもしれません。
以前は頻繁に使っていたショートカットキーを忘れる。
図形をきれいに並べるのに時間がかかる。
頭の中にあるイメージを、スライド上で再現できない。
生成AIに任せることが増えた結果、資料作成にかかる時間は短くなりました。
その一方で、自分でゼロから形にする機会は確実に減っています。
便利な道具を使えば、以前できていたことをしなくなる。
考えてみれば、当たり前のことなのかもしれません。
では、ChatGPTを使わない方がよいのか
だからといって、PowerPoint資料をすべて自分で作る生活に戻したいとは思いません。
元データを整理する。
資料の構成を考える。
スライドに文章を入力する。
図や表を作る。
見た目を調整する。
誤字や数字を確認する。
資料作成には、かなりの時間がかかります。
その一部を生成AIに任せられるのであれば、使わない理由はありません。
資料のたたき台を短時間で作り、その後の確認や修正に時間を使う。
複数の構成案を出してもらい、その中から最も伝わりやすいものを選ぶ。
自分では思いつかなかった見せ方を参考にする。
このような使い方ができれば、資料作成は確実に効率化できます。
問題があるとすれば、ChatGPTを使うこと自体ではありません。
出力された資料を、自分で判断できなくなること
だと思います。
必要な能力が変わっているのかもしれない
以前の資料作成では、自分で手を動かしてスライドを形にする能力が重要でした。
今後は、それに加えて、
「何を伝える資料なのかを言語化する力」
「必要な情報を整理してAIに渡す力」
「出力された資料の違和感に気づく力」
「不要な情報を削り、正しい方向に修正する力」
が、より重要になるのかもしれません。
実際、ChatGPTに適当な情報だけを渡しても、思いどおりの資料は出てきません。
目的や相手、伝えたい結論が曖昧なら、出力される資料も曖昧になります。
元になるラフデータを考えるのは自分です。
どの案を採用するか決めるのも自分です。
最後に内容の責任を持つのも自分です。
そう考えると、資料作成の能力が完全になくなったというより、
資料を作るときに必要な能力の比重が変わってきた
とも言えます。
スライドを一つずつ作る力から、AIに作らせたものを判断し、仕上げる力へ。
今はその途中なのかもしれません。
AIに任せながら、自分でも直せる状態でいたい
今後、PowerPoint資料を作るときに生成AIを使う機会は、さらに増えると思います。
僕自身、これだけ便利なものを知った以上、以前のように毎回すべてを白紙から作ることはないでしょう。
ただ、ChatGPTが作った資料を見て、
「なんとなく違うけれど、どう直せばよいか分からない」
という状態にはなりたくありません。
出力された構成が悪ければ、自分で組み替える。
図が分かりにくければ、自分で直す。
必要なら、白紙のスライドから1ページを作り直す。
AIに任せる部分が増えても、最後は自分の手で調整できる状態でいたいと思います。
そのためには、たまには自分でPowerPointを触る必要がありそうです。
便利になったからこそ、以前できていたことが少し鈍っている。
それに気づいた今日の資料作成でした。
まあ、そう思いながらも、うまく作れなかったラフデータを結局ChatGPTに投入しているので、すでにかなり頼っています。
今後は、
自分で全部作るのでも、AIに全部任せるのでもなく、うまく分担しながら資料を作る。
そんな形になっていくのだと思います。
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